Zasady przechowywania zapisów z monitoringu wizyjnego, czyli między innymi to, jak długo utrzymuje się zapis z monitoringu, uwzględnia Kodeks Pracy, a dokładnie art. 222 §1. Prawo do zainstalowania kamer w przedsiębiorstwie wykorzystywane jest przede wszystkim do kontroli procesu produkcyjnego czy ochrony mienia. Kamery umieszczone w różnych punktach zakładu pozwalają też rozwiązać wiele spornych kwestii, w tym przeprowadzić dochodzenie w sytuacji, gdy dojdzie do wypadku na jego terenie.
Jednak zastosowanie monitoringu w miejscu pracy wymaga ścisłego przestrzegania przepisów. Te zaś zakładają, że zgromadzone w ten sposób nagrania nie mogą być przechowywane dłużej niż trzy miesiące. W praktyce jednak zapis ten w odniesieniu do rozporządzenia RODO jest dość niejednoznaczny i wymaga doprecyzowania ze strony pracodawcy już na samym wstępie.
Przepisy dotyczące monitoringu wizyjnego w firmie a praktyka
Chociaż w Kodeksie Pracy widnieje informacja o tym, jak długo utrzymuje się zapis z monitoringu, w rzeczywistości pracodawca od razu powinien jasno określić ramy czasowe, w jakich nagrania będą do ewentualnego wglądu pracowników. Takie postawienie sprawy reguluje również inną kwestię, a mianowicie monitoring wizyjny a RODO. W rozporządzeniu dotyczącym przetwarzania danych osobowych widnieje zapis o przechowywaniu nagrań z monitoringu w miejscu pracy nie dłużej, niż jest to konieczne do osiągnięcia celu, w jakim ów monitoring został zainstalowany. Rozporządzenie nie podaje jednak konkretnych ram czasowych.
Trzeba też pamiętać, że chociaż możliwe jest zastosowanie w miejscu pracy tego rodzaju środka kontroli, nie jest to kontrola całkowita. Pracodawca, decydując się na takie posunięcie, musi przestrzegać określonych zasad.
Monitoring wizyjny w firmie, czyli co wolno pracodawcy
Przede wszystkim, monitoring wizyjny w miejscu pracy może zostać wprowadzony tylko w ściśle określonych sytuacjach, czyli dla ochrony mienia, kontroli procesu produkcji czy mając na celu bezpieczeństwo zatrudnionej kadry. Tym samym nie może zostać wykorzystany np. do sprawdzania dokładnej godziny przyjścia i wyjścia pracowników z zakładu. Co więcej, monitoring wizyjny zabrania nagrywania głosu. Tym samym pracodawca może jedynie nagrywać sam obraz. Informacja o umieszczeniu kamer w zakładzie nie może być też dla nikogo niespodzianką – szczególnie dla nowo zatrudnionych osób. Wiadomość o takim systemie kontroli pracy powinna być podana już na samym początku współpracy.
Kodeks Pracy wskazuje, że maksymalny czas przechowywania nagrań to trzy miesiące. Nie oznacza to jednak, że pracodawca nie może usunąć ich wcześniej. W tym miejscu czasem dochodzi do technicznej kolizji – jeśli w podpisanej przez obie strony umowie nie ma jasno określonych ram czasowych przechowywania nagrań z monitoringu wizyjnego, pracownik może wymagać wglądu do nich przez okres trzech miesięcy, ustalony w kodeksie. Nawet jeśli pracodawca zgodnie z możliwościami, jakie ma, usunął je wcześniej. Jedynym momentem, pozwalającym na dłuższe zachowanie nagrań, jest postępowanie będące w toku, w którym zabezpieczone nagrania są dowodem. Reguluje to art. 222 § 4 Kodeksu Pracy.
Dozwolone sposoby przechowywania danych z monitoringu wizyjnego
Dane utrwalone na monitoringu wizyjnym automatycznie stają się danymi wrażliwymi, ponieważ umożliwiają zidentyfikowanie osób znajdujących się na nagraniach. Dlatego te ostatnie muszą być przechowywanie zgodnie z rozporządzeniem RODO o przetwarzaniu danych osobowych. Niezależnie od sposobu ich gromadzenia, muszą być objęte polityką gwarantującą ich pełne bezpieczeństwo i maksymalnie ograniczony dostęp osób niepowołanych. Zapisy z monitoringu wizyjnego w firmie zwykle są przechowywane na własnych serwerach w przypadku mniejszych firm, a w przypadku większych zakładów coraz częściej trafiają do chmury.
