Czas, przez jaki firma czy instytucja może przechowywać nagrania z monitoringu, nie jest przez polskie prawo wskazany jednoznacznie. Jedynie kodeks pracy informuje, że takie zapisy mogą być przechowywane nie dłużej niż przez trzy miesiące od daty utrwalenia nagrania. Jak to jednak wygląda w praktyce? Ile przetrzymywane są nagrania z monitoringu i czy czas ten jest różny w zależności od miejsca, jakiego dotyczą zapisy z kamer?
Chociaż prawo nie określa jednoznacznie, ile trzymane są nagrania z monitoringu, należy założyć, że w przypadku nagrań z terenu zakładu pracy czas ten nie może wynieść więcej niż trzy miesiące. W każdym innym przypadku uwzględnia się jedynie okoliczności pozwalające na udowodnienie czyjejś winy czy działania prewencyjne. Część zapisów z kamer – np. związanych z ochroną wizyjną mienia – jest przeglądana w czasie rzeczywistym, przez co nie wymaga długiego przechowywania.
W jakim celu stosuje się profesjonalny monitoring?
Profesjonalny monitoring stosowany jest głównie w celach prewencyjnych, do kontroli procesów produkcyjnych w zakładach przemysłowych, do ogólnej kontroli przepisów i zachowań w instytucjach publicznych oraz zabezpieczenia własnego mienia, np. na posesji.
Trzeba przy tym pamiętać, że każdy rodzaj monitorowania, czyli ochrony wizyjnej, to ingerowanie w dane wrażliwe osób, które są nagrywane. W ten sposób osoby nagrywające stają się administratorami danych wrażliwych i jako tacy podlegają przepisom związanym np. z RODO.
Ostatecznie jednak zdecydowana większość przepisów milczy na temat tego, ile trzymane są nagrania z monitoringu. Mając więc do wyboru własną, zainstalowaną na posesji czy w biurze kamerę, zdecydowanie lepiej zdać się na bieżący, zdalny monitoring konkretnego miejsca, wykonywany przez naszych specjalistów. To bezpieczny sposób, aby uniknąć niechcianych kłopotów związanych z przechowywaniem nagrań z monitoringu i jednocześnie fachowe zabezpieczenie mienia, miejsca i ludzi.
Monitoring w firmie, instytucjach publicznych, domu – ile można trzymać nagrania z monitoringu?
Co do zasady, w miejscu pracy nagrania z monitoringu nie mogą być przechowywane dłużej niż przez okres trzech miesięcy. Ponadto monitoring w pracy powinien służyć jedynie kontroli pracy kadry i procesów produkcyjnych. Powinien być więc samym zapisem wideo, bez opcji nagrywania dźwięku. Pracownicy podczas podpisywania umowy muszą być poinformowani o monitoringu w miejscu zatrudnienia oraz o zakresie wykonywanych nagrań.
Na podobnej zasadzie działa monitoring instalowany we wszelkich instytucjach publicznych. Ma on na celu głównie zapewnienie bezpieczeństwa i praworządności, jakiej obywatele oczekują od takich miejsc. Najtrudniejszą kwestią okazuje się monitorowanie terenu wokół własnej posesji i aspekty związane z tym, co właściciel domu jednorodzinnego może, a czego nie powinien robić i w jakim zakresie.
Samodzielnie czy profesjonalnie – jak korzystać z nagrań z monitoringu?
W samodzielnie przygotowywanym monitoringu – np. związanym jedynie z terenem własnej posesji – należy być bardzo ostrożnym. Jeśli zasięg kamery będzie zbyt szeroki lub osoby zatrudnione na miejscu, np. w roli ogrodnika czy opiekunki do dzieci, nie będą poinformowane o tym fakcie, mogą zgłosić Cię do odpowiednich władz za naruszenie ich prywatności.
W każdym przypadku, gdy w grę wchodzą nagrania z monitoringu, najbezpieczniejszą opcją jest wybranie profesjonalnego monitoringu, z bieżącym śledzeniem wskazanego miejsca. Nasza firma ochronę wykonuje zdalnie w czasie rzeczywistym, przechowując nagrania z monitoringu jedynie przez dwadzieścia cztery godziny lub – gdy są do tego podstawy – do czasu wyjaśnienia nagranych na kamerach incydentów.
